Jak použít zásady uchovávání sdílené poštovní schránky v Office 365

Pokud jde o uchování vašich dat v bezpečí, jednou z nejlepších věcí, které můžete udělat, je použít zásady uchovávání sdílené poštovní schránky v Office 365. To vám pomůže zajistit, že vaše data budou řádně chráněna a že k nim budete mít vždy přístup, když je budete potřebovat. na. Existuje několik různých způsobů, jak nastavit zásady uchovávání sdílené poštovní schránky, ale nejdůležitější je ujistit se, že rozumíte možnostem a jak fungují. Jednou z prvních věcí, kterou musíte udělat, je rozhodnout, jaký typ dat chcete uchovávat a jak dlouho. Existují dva hlavní typy dat, která si můžete ponechat: zprávy a položky. Zprávy jsou nejběžnějším typem dat, která si lidé chtějí ponechat. Zprávy si můžete ponechat po stanovenou dobu, nebo si je můžete ponechat navždy. Položky jsou méně běžné, ale mohou být stejně důležité. Položky zahrnují věci jako seznamy kontaktů, položky kalendáře a úkoly. Položky si můžete ponechat po stanovenou dobu, nebo si je můžete ponechat navždy. Jakmile víte, jaký typ dat chcete uchovávat, musíte se rozhodnout, jak dlouho je chcete uchovávat. Existují tři hlavní možnosti: 1. Uchovávejte po stanovenou dobu 2. Uchovávejte navždy 3. Po uplynutí nastavené doby smažte Každá možnost má své výhody a nevýhody, takže je před rozhodnutím musíte pečlivě zvážit. Jakmile budete vědět, jaký typ dat chcete uchovávat a jak dlouho, musíte nastavit zásady uchovávání. Existuje několik různých způsobů, jak to udělat, ale nejdůležitější je ujistit se, že rozumíte možnostem a tomu, jak fungují. Jedním z nejlepších způsobů, jak nastavit zásady uchovávání informací, je použít vestavěné možnosti v Office 365. Chcete-li to provést, přejděte do centra pro správu Office 365 a klikněte na kartu „Soulad“. Odtud uvidíte seznam možností souladu. Přejděte dolů do části „Uchování“ a klikněte na odkaz „Přidat zásady uchovávání“. Tím se dostanete do průvodce zásadami uchovávání. První věc, kterou musíte udělat, je pojmenovat vaši politiku. Poté musíte vybrat typ dat, která chcete uchovávat, a na jak dlouho. Můžete se také rozhodnout použít zásady na všechny uživatele nebo pouze na konkrétní uživatele. Jakmile provedete výběr, klikněte na tlačítko 'Uložit'. Vaše zásady budou nyní aplikovány na všechny uživatele, které jste vybrali. Pokud chcete zásady použít pouze na konkrétní uživatele, můžete to udělat tak, že přejdete na kartu „Soulad“ v centru pro správu Office 365 a kliknete na odkaz „Uchování“. Odtud uvidíte seznam všech zásad uchovávání, které byly vytvořeny. Najděte zásady, které chcete použít pro konkrétní uživatele, a klikněte na odkaz 'Upravit'. Přejděte dolů do části „Rozsah“ a klikněte na odkaz „Přidat uživatele“. Odtud můžete vybrat konkrétní uživatele, na které chcete zásady použít. Jakmile provedete výběr, klikněte na tlačítko 'Uložit'. Vaše zásady budou nyní aplikovány na konkrétní uživatele, které jste vybrali.

Pokud to chcete vědět jak použít zásady uchovávání sdílené poštovní schránky v Office 365, pak si přečtěte tento příspěvek. Zásady uchovávání jsou kolekce tagů úložiště které určují, jak jsou složky a jednotlivé položky (jako je e-mail a hlasová schránka) uloženy obecná poštovní schránka v Office 365, než budou archivovány nebo trvale odstraněny. Mnoho obchodních organizací potřebuje proaktivně ukládat obsah svých poštovních schránek z důvodu dodržování předpisů. Zásady uchovávání vám pomohou řídit rizika spojená se ztrátou informací, která může způsobit právní komplikace.

Jak použít zásady uchovávání sdílené poštovní schránky v Office 365

Chcete-li na sdílenou poštovní schránku použít zásady uchovávání informací, musíte vytvořit značky uchovávání a nové zásady uchovávání, připojit značky k zásadám a poté zásady použít na sdílenou poštovní schránku.

jak přidat vyhledávač

Takhle můžeš použít zásady uchovávání sdílené poštovní schránky v Office 365 :

1. Přihlaste se do EAC.
2. Vytvořte osobní retenční značky.
3. Vytvořte nové zásady uchovávání.
4. Připojte osobní značky k zásadám uchování.
5. Aplikujte na sdílenou poštovní schránku zásady uchovávání.

Podívejme se na to podrobně.

1] Přihlaste se do EAC

Přihlaste se do EAC (https://outlook.office365.com/ecp) pomocí přihlašovacích údajů správce.

jak používat hru xbox kdekoli

Spropitné: Pro přístup ke svému účtu Exchange Administrator použijte svůj prohlížeč v soukromém/anonymním režimu. To zabrání prohlížeči automaticky vybrat vaše aktuální přihlašovací údaje, když přejdete na web.

2] Vytvořte osobní štítky úložiště

Retenční značka může být jedna z následujících tři typy :

1. Výchozí značka zásad (DPT) – Automaticky se vztahuje na celou poštovní schránku.
2. Značka zásad uchovávání (RPT) - použije se automaticky na výchozí složku (Doručená pošta, Odeslaná atd.) a
3. zaměstnanecký den – Ručně aplikováno uživateli na jednotlivé položky a složky.

Pomocí osobní značky můžete vytvořit výjimku pro výchozí značku zásad nebo značku zásad uchovávání. Pokud například DPT říká smazat všechny položky po 5 letech, můžete vytvořit výjimku pro „upozornění“, která budou smazána po 7 dnech pomocí osobní značky.

Chcete-li vytvořit osobní štítek, postupujte podle těchto pokynů:

přidat heslo do zip souboru Windows 10

1. lis Řízení dodržování předpisů v levém podokně ovládacího panelu Exchange Admin Center.
2. Poté klikněte na skladovací štítky kartu v horní části stránky.
3. Zobrazí se seznam existujících retenčních značek. Stiskněte na plus (+) ikonu v horní části tohoto seznamu.
4. Vybrat aplikované uživateli na položky a složky (soukromé) v zobrazeném rozevíracím seznamu.
5. Vejít do název , držení akce, a Skladovatelnost pro označení nová značka použitá uživateli na položky a složky (osobní) okno.
6. Klikněte na Držet knoflík.

Podobně můžete vytvořit další značky, které budou připojeny k zásadám sdílené poštovní schránky.

Přečtěte si také: Jaký je rozdíl mezi Microsoft Office a Microsoft 365?

3] Vytvořte nové zásady uchovávání

1. Jít do zásady uchovávání tab který se zobrazí v horní části stránky Compliance Management. Zobrazí se seznam existujících zásad.
2. Klikněte na plus (+) ikonu pro vytvoření nové zásady.
3. Zadejte příslušné název pro politiku.
4. Připojte k zásadě jednu nebo více značek (jak je popsáno v další části).
5. Klikněte na Držet knoflík.

Přečtěte si také: Nainstalujte konzolu pro správu zásad skupiny ve Windows 11/10. .

4] K zásadám uchovávání připojte osobní značky.

1. V okně zásad uchovávání klikněte na znaménko plus (+). Toto se otevře vyberte značky úložiště okno se seznamem dostupných značek.
2. Vyberte osobní štítky, které jste vytvořili, a klikněte na tlačítko Přidat knoflík.
3. Poté klikněte na OK knoflík.

5] Aplikujte na sdílenou poštovní schránku zásady uchovávání.

odstraňovač fotostamp

1. V levém podokně vašeho účtu správce Exchange klikněte na příjemců .
2. Poté klikněte na Všeobecné horní záložka. Zobrazí se seznam existujících obecné poštovní schránky .
3. dvojklik ve sdílené poštovní schránce, na kterou chcete zásady použít.
4. lis funkce poštovní schránky na levém panelu.
5. Vyberte zásadu pomocí tlačítka Zásady uchovávání podzim.
6. Klikněte na Držet knoflík.

Poznámky:

1. Pouze správci mohou vytvářet a používat zásady uchovávání sdílených poštovních schránek v Office 365.
2. Chcete-li na ně aplikovat zásady uchovávání, musíte mít ve svých poštovních schránkách alespoň 10 MB dat.
3. Zásady uchovávání obvykle vstoupí v platnost po 7 dnech.
4. Můžete vytvořit jednu nebo více značek uchovávání, ale na poštovní schránku lze současně použít pouze jednu zásadu uchovávání. Přiřaďte proto všechny značky, které chcete na poštovní schránku použít, k jedné zásadě uchovávání.

Můžeme na sdílenou poštovní schránku použít zásady uchovávání?

Ano. Zásadu uchovávání můžete použít na sdílenou poštovní schránku pomocí funkce poštovní schránky volba. Najdete ji poklepáním na sdílenou poštovní schránku pod Všeobecné zapsat příjemců sekce EAC. Mějte na paměti, že na poštovní schránku lze současně použít pouze jednu zásadu. Musíte tedy přidružit všechny potřebné značky k jedné zásadě, kterou budete na poštovní schránku aplikovat.

Jak změním výchozí zásady uchovávání v Office 365?

Jak mohu použít zásady uchovávání na poštovní schránku Office 365?

Zásady uchovávání můžete použít na jednu nebo více poštovních schránek v Office 365. pomocí EAC . Chcete-li použít zásady uchovávání na jednu poštovní schránku, přejděte na Příjemci > Schránky . Poté vyberte požadovanou poštovní schránku a klikněte na tlačítko Upravit horní ikona. lis Poštovní schránka Zvláštnosti vlevo, odjet. Z rozevíracího seznamu vyberte zásady uchovávání a klikněte na Držet knoflík. Chcete-li použít zásady uchovávání na více poštovních schránek, vyberte více schránek pomocí Posun nebo Ctrl klíč. Poté vyberte Pokročilé možnosti > Zásady uchování > Obnovit . Poté vyberte požadovanou zásadu Hromadné přiřazení zásad uchovávání a klikněte na Držet knoflík.