Vytvoření souboru aplikace Excel v SharePointu může být užitečným způsobem, jak zajistit, aby všichni ve vašem týmu měli přístup ke stejnému dokumentu, bez ohledu na to, kde se nacházejí. Tato příručka vám ukáže, jak vytvořit sdílený soubor Excel v SharePointu, a také výhody používání tohoto systému. S tímto průvodcem budete moci využít výhod sdílení souboru Excelu na SharePointu a naučíte se jednoduché kroky, jak toho dosáhnout.
Vytvoření sdíleného souboru Excel v Sharepointu: Chcete-li vytvořit sdílený soubor Excel v Sharepointu, postupujte takto:
- Otevřete Sharepoint ve webovém prohlížeči.
- Vyberte knihovnu, do které chcete soubor uložit.
- Klepnutím na tlačítko Nahrát nahrajte soubor Excel.
- Jakmile je soubor nahrán, kliknutím na něj jej otevřete.
- Přejděte na kartu Soubor a vyberte Sdílet.
- Zadejte jména lidí, se kterými chcete soubor sdílet.
- Vyberte úroveň přístupu, kterou jim chcete udělit.
- Dokončete kliknutím na tlačítko Sdílet.
jak nastavit outlook jako výchozí poštovní klient mac
Jak vytvořit sdílený soubor Excel v SharePointu?
SharePoint je výkonný cloudový nástroj pro spolupráci, který organizacím umožňuje ukládat dokumenty, tabulky a další digitální aktiva, přistupovat k nim a spolupracovat na nich. Mnoho společností používá SharePoint k hostování svých dat a dokumentů v cloudu a je to vynikající nástroj pro sdílení tabulek Excelu s kolegy a externími partnery.
Vytvoření sdíleného souboru Excel v SharePointu je snadné a přímočaré a vyžaduje jen několik jednoduchých kroků. V tomto článku vám vysvětlíme, jak přesně na to.
Krok 1: Nahrajte soubor Excel na SharePoint
Prvním krokem k vytvoření sdíleného souboru Excel v SharePointu je nahrání souboru na web SharePoint. Chcete-li to provést, musíte se přihlásit ke svému účtu SharePoint a přejít do knihovny dokumentů, kam chcete soubor uložit. Jakmile jste v knihovně dokumentů, klikněte na tlačítko Nahrát a vyberte soubor Excel z počítače.
Jakmile je soubor nahrán, můžete jej pojmenovat a přidat další informace, které chcete o souboru uložit. Až budete hotovi, klikněte na Uložit a soubor se nahraje na web SharePoint.
Krok 2: Nastavte zabezpečení a oprávnění
Jakmile je soubor nahrán na SharePoint, dalším krokem je nastavení zabezpečení a oprávnění pro soubor. To určí, kdo má k souboru přístup a co s ním může dělat. Chcete-li nastavit zabezpečení a oprávnění, klikněte v knihovně dokumentů na tlačítko Nastavení a vyberte možnost Oprávnění.
Zde můžete nastavit oprávnění pro soubor. Soubor můžete například nastavit jako veřejný, aby k němu měl přístup kdokoli s odkazem, nebo jej můžete nastavit jako soukromý a omezit přístup na konkrétní osoby. Můžete také nastavit konkrétní úrovně oprávnění, jako je čtení nebo úpravy, pro různé uživatele nebo skupiny.
konfigurovat bránu firewall systému Windows
Krok 3: Sdílejte soubor aplikace Excel
Po nastavení zabezpečení a oprávnění je dalším krokem sdílení souboru aplikace Excel. Chcete-li to provést, klikněte v knihovně dokumentů na tlačítko Sdílet a zadejte e-mailové adresy lidí, se kterými chcete soubor sdílet. Můžete také přidat zprávu vysvětlující, proč soubor sdílíte.
Až budete hotovi, klikněte na Odeslat a soubor bude sdílen s lidmi, které jste zadali. Obdrží e-mail s odkazem na soubor a budou k němu mít přístup pomocí svého účtu SharePoint.
Krok 4: Nastavte oznámení souborů
Jakmile je soubor Excel sdílen, dalším krokem je nastavení upozornění na soubor. To vám umožní být informováni, kdykoli někdo provede změny v souboru. Chcete-li nastavit upozornění na soubor, klepněte v knihovně dokumentů na tlačítko Nastavení a vyberte Upozornění.
Zde si můžete vybrat, jaké typy upozornění chcete dostávat. Můžete být například upozorněni, kdykoli je soubor upraven, když někdo k souboru okomentuje nebo když někdo vytvoří novou verzi. Jakmile jsou oznámení nastavena, budete upozorněni, kdykoli někdo provede změny v souboru.
Krok 5: Spolupracujte na souboru Excel
Posledním krokem je spolupráce na souboru Excel. SharePoint usnadňuje spolupráci na souborech v reálném čase a můžete to udělat pomocí souboru Excel, který jste právě vytvořili. Chcete-li začít spolupracovat, klikněte na tlačítko Spolupracovat v knihovně dokumentů a vyberte Upravit v prohlížeči.
Tím se otevře soubor Excel v prohlížeči a vy a vaši spolupracovníci budete moci provádět změny v souboru v reálném čase. V okně chatu můžete také spolu chatovat a všechny změny se automaticky uloží.
Krok 6: Stáhněte si soubor Excel
Po dokončení spolupráce na souboru Excel si jej můžete stáhnout do počítače. Chcete-li to provést, klikněte v knihovně dokumentů na tlačítko Stáhnout a vyberte Stáhnout jako Excel. Tím se soubor stáhne do počítače a můžete jej použít, jak chcete.
Krok 7: Správa správy verzí
SharePoint také usnadňuje správu správy verzí pro soubor Excel. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko Nastavení v knihovně dokumentů a vyberte Historie verzí. Otevře se seznam všech verzí souboru a můžete si prohlédnout změny, které byly v souboru provedeny v průběhu času.
V případě potřeby můžete také obnovit předchozí verzi souboru. Chcete-li to provést, vyberte verzi, kterou chcete obnovit, klikněte na Obnovit a verze bude obnovena do předchozího stavu.
Krok 8: Odstraňte soubor Excel
Po dokončení práce se souborem Excel jej můžete ze SharePointu odstranit. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko Nastavení v knihovně dokumentů a vyberte Odstranit. Tímto soubor trvale odstraníte z webu SharePoint a již jej nebude možné zobrazit ani stáhnout.
Krok 9: Správa úložného prostoru
Až skončíte se správou souboru Excel, můžete spravovat svůj úložný prostor, abyste se ujistili, že máte dostatek místa pro všechny soubory. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko Úložiště v knihovně dokumentů a vyberte Spravovat úložiště.
Zde můžete zobrazit množství úložného prostoru, který jste použili, a množství úložného prostoru, který vám zbývá. Můžete také odstranit soubory, které již nepotřebujete, abyste uvolnili úložný prostor.
Krok 10: Monitorujte aktivitu souborů
Nakonec můžete sledovat aktivitu souborů, abyste se ujistili, že jsou vaše soubory správně používány a používány. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko Aktivita v knihovně dokumentů a vyberte možnost Monitor. Zobrazí se vám, kdo a kdy k souboru přistupoval, a také všechny změny, které byly v souboru provedeny.
touchpad kamarád
Můžete si také nastavit upozornění, abyste byli upozorněni, kdykoli někdo přistoupí k souboru nebo v něm provede změny. To vám pomůže sledovat, kdo k souboru přistupuje a co s ním dělá.
Související často kladené otázky
Jak vytvořit sdílený soubor Excel v SharePointu?
Odpovědět:
Vytvoření sdíleného souboru Excel v SharePointu je skvělý způsob, jak spolupracovat s ostatními na projektu nebo ukládat důležitá data. Prvním krokem je vytvoření webu SharePoint. Můžete to provést přihlášením k portálu Office 365 a vytvořením nového webu SharePoint. Po vytvoření webu můžete soubor Excel přidat na svůj web jeho nahráním do knihovny dokumentů. Tento soubor pak můžete sdílet s ostatními uživateli tím, že jim udělíte oprávnění k úpravám. To jim umožní prohlížet, upravovat a komentovat sdílený soubor. Jakmile bude soubor sdílen, všechny změny, které kdokoli provede, se projeví v souboru.
Závěrem lze říci, že vytvoření sdíleného souboru aplikace Excel v SharePointu je jednoduchý a přímočarý proces. Pomocí této příručky můžete snadno vytvořit sdílený soubor Excel, který budete sdílet a spolupracovat se svými kolegy. To vám umožní sledovat všechny důležité informace na jednom místě, díky čemuž je spolupráce efektivnější a produktivnější. Pomocí několika kliknutí a několika minut vašeho času můžete rychle vytvořit sdílený soubor Excel v SharePointu.
